Vier Arten von KI-Lösungen
Allgemeine KI-Chats helfen bei einzelnen Fragen, Textentwürfen und Ideen. Sie sind flexibel, kennen aber ohne Vorbereitung weder Ihre Quellen noch Ihre Freigaberegeln.
KI-Funktionen in bestehender Software arbeiten direkt in CRM, Office oder Buchhaltung. Sie sind bequem, bleiben jedoch auf die Möglichkeiten des jeweiligen Programms begrenzt.
Workflow-Automatisierungen verbinden mehrere Systeme. Sie verschieben Daten oder lösen feste Schritte aus. Klassische Automatisierung eignet sich besonders, wenn jeder Fall gleich aufgebaut ist.
Betreute KI-Assistenten kombinieren Regeln und Automatisierung mit dem Verständnis unterschiedlich formulierter E-Mails oder Dokumente. Sie bereiten Ergebnisse vor; Ihr Unternehmen prüft und entscheidet.
Die falsche erste Frage
„Welches KI-Tool ist das beste?“ führt meist zu langen Vergleichslisten. Die bessere Frage lautet: „Welche konkrete Arbeit soll danach nicht mehr von Hand vorbereitet werden?“ Erst aus Aufgabe, Quellen, Regeln und Freigaben ergibt sich die passende Technik.
Auswahl in fünf Schritten
- Eine häufige Aufgabe benennen.
- Alle benötigten Informationsquellen notieren.
- Entscheidungen und Ausnahmen markieren.
- Festlegen, was ein Mensch zwingend prüfen muss.
- Mit echten Testfällen parallel zum bisherigen Ablauf starten.
Wann ein einzelnes Tool reicht
Für sporadische Textentwürfe, Zusammenfassungen oder Ideen genügt oft ein allgemeines KI-Tool. Ein individueller Workflow wird erst interessant, wenn dieselbe Aufgabe wiederkehrt, Daten zwischen Anwendungen wandern oder festgelegte Qualitätsregeln eingehalten werden müssen.
Datenschutz und Kontrolle mitdenken
Prüfen Sie vor der Einführung, welche Daten verarbeitet werden, wo sie gespeichert sind, wer Zugriff erhält und wie Ergebnisse freigegeben werden. Ein Tool-Abo allein beantwortet diese Fragen nicht. Verantwortlichkeiten, Quellen und Abschaltmöglichkeiten gehören zur Lösung.