Chatbot, Workflow oder AI Agent?
Ein Chatbot erzeugt vor allem Antworten im Dialog. Ein klassischer Workflow folgt vorher festgelegten Regeln. Ein AI Agent kann innerhalb eines abgegrenzten Auftrags Eingaben interpretieren, passende Werkzeuge nutzen und ein Ergebnis zusammenstellen. In der Praxis werden diese Ansätze oft kombiniert.
Welche Anwendungen sind für KMU realistisch?
- Anfragen zusammenfassen und fehlende Angaben markieren
- Daten aus Dokumenten für eine Vorlage vorbereiten
- Angebots- und Rechnungsentwürfe aus freigegebenen Quellen erstellen
- Rechercheergebnisse mit Quellen ordnen
- E-Mail-Entwürfe aus einem vorhandenen Vorgang vorbereiten
Der Agent sollte nicht selbstständig Preise ändern, Verträge schließen, Zahlungen veranlassen oder sensible Nachrichten versenden. Diese Schritte benötigen eine festgelegte menschliche Freigabe.
Warum „autonom“ nicht automatisch besser ist
Je mehr ein System ohne Rückfrage tun darf, desto größer wird der Aufwand für Berechtigungen, Überwachung und Fehlerbehandlung. Kleine Unternehmen profitieren häufig stärker von einem schmalen, zuverlässig vorbereiteten Prozess als von einem Agenten, der theoretisch alles können soll.
Einführung in vier Schritten
- Einen häufigen und klar abgrenzbaren Vorgang auswählen.
- Quellen, Vorlagen, Regeln und verbotene Aktionen dokumentieren.
- Mit realen Fällen parallel zum bisherigen Ablauf testen.
- Nur nach bestandener Prüfung einzelne Schritte produktiv freigeben.
Was laufende Betreuung bedeutet
Quellen, Vorlagen und Geschäftsregeln ändern sich. Deshalb braucht ein produktiver KI-Agent Qualitätskontrollen, dokumentierte Anpassungen und einen Ansprechpartner für Ausnahmen. Genau hier unterscheidet sich ein betreuter Assistent von einem kurzfristigen Tool-Test.