1. Wiederholung vor Komplexität
Notieren Sie Aufgaben, die jede Woche mehrfach auftreten: Daten übertragen, Informationen aus Dokumenten sammeln, Anfragen sortieren oder Vorlagen füllen. Ein kleiner Vorgang mit hoher Wiederholung ist meist ein besserer Pilot als ein seltener Gesamtprozess mit vielen Ausnahmen.
2. Eingang und Ergebnis benennen
Ein geeigneter Ablauf hat einen erkennbaren Eingang und ein prüfbares Ergebnis. Zum Beispiel: Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail an. Das gewünschte Ergebnis ist ein vollständiger Datensatz plus Angebotsentwurf mit markierten Rückfragen.
3. Ausnahmen sichtbar machen
Automatisierung scheitert oft nicht am Normalfall, sondern an Sonderfällen. Sammeln Sie Beispiele für unvollständige Daten, abweichende Preise, ungewöhnliche Formulierungen oder fehlende Dokumente. Der Assistent muss diese Fälle markieren, statt sie selbstbewusst zu erraten.
4. Freigaben festlegen
Definieren Sie vor dem Test, welche Schritte immer ein Mensch übernimmt. Bei Hey Rudi bleiben insbesondere Preise, Verträge, Zahlungen und externe Kommunikation unter menschlicher Kontrolle. So wird aus Zeitersparnis kein unüberschaubares Risiko.
5. Parallel testen
Im Pilot läuft der neue Ablauf zunächst neben dem bisherigen Prozess. Verglichen werden Vollständigkeit, Fehler, Nacharbeit und tatsächliche Zeitersparnis. Erst wenn die Ergebnisse überzeugen, wird der Ablauf schrittweise übernommen.
Eine einfache Auswahlmatrix
- Häufigkeit: Tritt die Aufgabe mindestens regelmäßig auf?
- Digitaler Eingang: Liegen E-Mails, Tabellen, Formulare oder Dokumente vor?
- Prüfbares Ergebnis: Kann ein Mensch schnell erkennen, ob das Ergebnis stimmt?
- Begrenztes Risiko: Kann ein Fehler vor Versand oder Entscheidung abgefangen werden?
Wenn diese vier Punkte überwiegend erfüllt sind, lohnt sich eine genauere Prüfung. Wenn nicht, sollte der Ablauf zuerst vereinfacht oder besser dokumentiert werden.